Rendszeres műszaki ellenőrzés, kibocsátás-ellenőrzés, gumicsere – annyi mindenre kell figyelnünk fuvarozóként. Mit szólna hozzá, ha azt mondanánk, van egy remek módja annak, hogy leegyszerűsítsük a nyakunkba szakadó feladatokat? Idézze fel azokat az időket, amikor vállalkozást vezetni még élvezetes volt.
Nem is olyan régen még cetliket hordtak be a sofőrök az irodákba. Az volt az általánosan elterjedt módszer, hogy ha egy jó ötletünk támadt, azt azonnal fel is firkantottuk a méltán utált sárga cetlikre. Amint megoldottuk a problémát, a cetli mehetett is a kukába. Ha minden feladatot megoldottunk, akkor végre újra üres volt az asztal, és élvezhettük a nyugalmat addig, amíg újra nem kezdődött az egész
Tökéletes jelenet, ugye? Ez a cetlis technika napjainkban már csak akkor működik, ha életünk párja valamilyen ház körüli munkát sóz a nyakunkba, de egy fuvarozó vállalkozás vezetőiként tekintélyes flottával és több tucat kollégával a hátunk mögött jobb, ha meg sem próbálkozunk vele.
Bizonyára már ön is modernebb megoldásra váltott, és feladatai nyilvántartásában egy táblázatkezelő szoftver szolgáltatásaira támaszkodik. A szuper képleteknek hála már nem kell a számológépeket püfölni, és egy Excel táblázatot a cetlikkel ellentétben aligha fog egy óvatlan kolléga vagy a takarítónő kidobni a kukába. Ez persze nem azt jelenti, hogy a számítógépről ne lehetne véletlenül bármit letörölni.
Bizony, minden cégvezető tart attól, hogy véletlenül vagy valamilyen technikai probléma miatt elveszhet egy fontos fájl. Igen, tisztában vagyunk azzal, hogy legalább hetente egyszer biztonsági másolatot kellene készítenünk az anyagainkról. De most őszintén – ismer olyat, aki tényleg megcsinálja? Mi sem.
Ön is a fenti módszerek valamelyikét használja, esetleg egy harmadikat, amit itt nem említettünk? Akár papírokkal, akkor számítógéppel vagy egy személyes asszisztens segítségével próbálja teendőit nyomon követni, bízunk benne, hogy van ideje magánéletre is a munkája mellett.
Ha mégsem így lenne, akkor olvassa végig cikkünket.
A hatékony flottamenedzsmentben kulcsfontosságú az, hogy sikeresek legyünk a vállalkozásunkkal, ám az sem egy utolsó szempont, hogy élvezzük is a munkánkat. A következő részben a szállítmányozó cégek irányításának két központi elemét nézzük meg.
Egy új cég felépítése hatalmas kockázattal jár. Ez kétségtelen, de ha egy flottát kezel sok, különböző beosztású munkavállalóval – sofőrökkel, diszpécserekkel, adminisztrációs munkatársakkal –, bármilyen apró hiba drága következményekkel járhat. Ne feledjük, első a biztonság. Az iparági biztonság számtalan formában ölt testet – a szabványok és szabályok betartása, a járművek rendszeres ellenőrzése és átvizsgálása, a biztosítások kezelése, a munkavállalók egészségügyi kivizsgálása, az adózási szabályok betartása és a sofőrök jogosítványának megújítása csupán néhány ezek közül. Nehéz lenne még egy ennyire kockázatos iparágat találni, mint amilyen a szállítmányozás és fuvarozás. De ezt önnek bizonyára nem kell részleteznünk.
A fent említett kockázatokat sokkal egyszerűbb lenne kezelni, ha a fuvarozó vállalkozónak végtelen ideje lenne. Mivel mindannyian emberek vagyunk, tudjuk, hogy lehetetlen minden kockázatot teljes mértékben kivédeni. Csökkenteni viszont lehet azokat! A hatékony időmenedzsment, a határidők szigorú betartása, a feladatok időre történő elvégzése és megfelelően priorizálás a legjobb fegyver a kockázatok minimalizálásához.
Elég volt már az elméletből? Igaza van! Megmutatjuk, hogyan tudja a feladatokat rendszerezni egyetlen egyszerű eszközzel és az Eurowag segítségével.
Az Eurowag mindig arra törekedett, hogy ne csak meghallgassuk ügyfeleink problémáit és kéréseit, hanem valódi megoldásokat is biztosítsunk azokra. Ezért fejlesztettük ki azt a rendszert, amely az összes említett problémára egyszerre nyújt megoldást.
Ez a Fleet Management rendszer Maintenance (Karbantartás) modulja. Egy transzparens rendszer, amely segítségével az összes üzleti problémára és feladatra rálát. Sőt, a Karbantartás modul révén nemcsak a járművekkel kapcsolatos feladatokat lehet nyomon követni, hanem a sofőrök és a cég dolgozói számára is lehet feladatokat létrehozni. Ez az intuitív feladatkezelési folyamat biztosítja azt, hogy hatékonyan tervezhesse be a kötelező átvizsgálásokat, a karbantartási folyamatokat, a személyzeti osztály működésével kapcsolatos feladatokat, és összességében a cég teljes működését.
A Karbantartás modul használatával elkerülhetők a büntetések, mert időben létrehozhatjuk a feladatokat, amelyeket aztán határidőre elvégezhetünk, ugyanis a rendszer figyelmeztet a közelgő határidőkre e-mailben és az EW Telematics felületein is. Tudjuk, hogy néhány karbantartási munka nem határidőhöz, hanem a jármű használatához van kötve. A Karbantartás modullal ez sem jelent problémát. Beállíthatja a szoftvert úgy is, hogy például 10 000 kilométer után jelezze a rendszer az olajcsere esedékességét.
Ha a flotta járműveinek ugyanazokra a feladatokra van szüksége, akkor nem szükséges külön létrehozni a feladatokat. A duplikálás egyetlen kattintással elérhető, így rengeteg időt megspórolhat, és szövegek másolása helyett az igazán fontos feladatokra fókuszálhatja az energiáit. Ha pedig ezek általános feladatok, például adózással és adóbefizetéssel kapcsolatosak, amelyeket évente el kell végezni, akkor beállítható a feladat évenkénti ismétlődésre is. Minden mást bízzon a szoftverre.
Az összes feladat egy jól áttekinthető táblázatban aktívnak, hamarosan esedékesnek vagy lejártnak van jelölve, és ezeket a feladatokat az esedékességük szerint szűrheti is. Ha a feladat nem kerül időben teljesítésre, akkor erre rendszer egyértelműen figyelmeztet és a flottamenedzserek folyamatosan emlékeztetőt kapnak róla. A táblázat arról is tájékoztatja, hogy ki végezte el a feladatot, és hogy ez megtörtént-e a határidőn belül.
Az átláthatóság nemcsak e praktikus táblázatra, hanem a költségek kezelésre is jellemző. Előrejelző jelentéseket is készíthet a tervezett karbantartásokról és azok várható költségeiről. Röviden szólva, a Karbantartás modul mindent tartalmaz, amire egy modern fuvarozási vállalkozónak szüksége lehet, hogy az üzlet gördülékenyen menjen. Biztos lehet benne, hogy a papír fecniket és a PC-s táblázatokat örökre elfelejtheti!
A Fleet Management MAINTANCE modulja:
Amennyiben már az EW Telematics elégedett felhasználója, a Karbantartás modul Önnek is elérhető. Közvetlenül a Statisztikák menüpontban találja.
Nem biztos benne, hogy melyik megoldás a legmegfelelőbb az ön számára? Ha úgy látja, hogy a rengeteg feladat, a sok papírmunka vagy a karbantartási munkálatok nyomon követése az egyik legnagyobb kihívás a cég életében, akkor a Fleet Management a legjobb megoldás. Ne habozzon, kezdje el már ma jobban megszervezni az idejét!
